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We love the PDF-Format – der „de facto Standard“ in der Dokumentverarbeitung
Wir alle kennen und lieben das PDF-Format. Adobe Acrobat entspricht praktisch dem de facto Standard in Sachen Dokumentverwaltung. Es bietet herausragende Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und Modifizieren Ihrer wertvollen Dokumente und wird vor allem in der Druckindustrie eingesetzt.
We have a dream: Paperless-Office
Oftmals war in der Vergangenheit vom Paperless-Office die Rede. Nicht immer wurde oder konnte es konsequent umgesetzt werden.
Keine vollautomatische Verarbeitung
Realistisch betrachtet wird dabei eine vollautomatische Verarbeitung nicht möglich sein. Unterschiedliche Papierformate, Heftungen, Büroklammern und andere Techniken und Hilfsmittel sind störend. Hier muss dem Bearbeiter eine hohe Flexibilität ermöglicht werden, um ordentliche Ergebnisse zu erzielen.
Schlummernde Dokumente im Aktenschrank?
Machen Sie einen Anfang und erstellen Sie Scans von Ihren wertvollen Dokumenten innerhalb der Acrobat Desktop-App nach gewohnter Manier.
Optimiert und maschinenlesbar
Optimieren Sie die Dokumente (Scans) bestmöglich mit den zur Verfügung stehenden Funktionen und versehen Sie den Scan mit einem maschinenlesbaren Deckblatt-Formular.
Ablage und Volltextsuche
Nach kompletter Fertigstellung legen Sie dieses Dokument in z.B. einer Notes-Datenbank ab und finden dies aufgrund der Volltextsuche schnell und auf einfache Art und Weise wieder. Aber auch andere Ziele sind denkbar.
Nutzung in Ihrem CRM-System
Die Metadaten aus dem Deckblatt können von beliebigen Systemen per XML Technologie ausgelesen oder/und importiert werden. Die Lösung ist also auf jeden Fall zukunftssicher, da plattformunabhängig.
Scanner und Druckeranbindung
Diese geschieht im de facto Standard und kann wohl für nahezu alle Anwendungsfälle als gegeben angesehen werden.
Features
- Umsetzungsmethode für das papierlose Büro
- Hohe Flexibilität beim manuellen Einscannen von wertvollen Dokumenten.
- PDF-Scan per Acrobat OLE-Klassen und JavaScript aus einer Notes-Datenbank heraus steuerbar
- Bearbeitung der PDFs in der Acrobat Desktop-App mit den Mitteln des de facto Standards.
- Maschinenlesbares PDF-Formular als Deckblatt mit z.B. QRCode (Barcode)
- Erfassung der Meta-Daten im PDF-Formular mit automatischer Vorbelegung der Daten.
- Ablage innerhalb einer Notes-(CRM-)Datenbank oder in der Adobe Document Cloud
- Nutzung der leistungsstarken Notes-Volltextsuche
- Einfache Nutzung der Adobe Acrobat Scanner und Druckeranbindung
- Folgeverarbeitung durch Identifikation mit QR-Code
Voraussetzungen
- Lizenzierung der Adobe Document Cloud und installiertem Acrobat Desktop-Client zu geringen monatlichen Kosten.
- IBM Lotus Notes Client.