Werden Sie mit Ihren Geschäftsprozessen Teil der digitalen Welt
Alle Welt spricht von Digitalisierung. Digitalisierung bedeutet dabei mehr als „nur“ den Umgang mit Word, Excel und Co. Verlieren Sie nicht den Anschluss und nehmen Sie aktiv auch mit Ihren Geschäftsprozessen daran teil.
Was ist eine Workflow-Engine – Tool oder Plattform?
Oft liest man im Zusammenhang mit einer Workflow-Engine die Bezeichnung „Tool“. Diese Bezeichnung hat mir etwas zu wenig „Gewicht“ und „verharmlost“ meiner Meinung nach die Komplexität dieses Themas. Ich finde an dieser Stelle den Begriff Workflow-Plattform passender, sofern diese Plattform auch eine entsprechende Zahl an Funktionalitäten und Konzepten bietet.
Welche Plattform?
Auch wenn die Diskussion um die eingesetzte Plattform immer wieder aufflammen mag, so sollte doch immer der Prozess selbst im Vordergrund stehen. Auch wenn sich später herausstellen sollte, dass es vielleicht die ein oder andere Plattform gibt, die das ein oder andere Thema besser behandeln kann. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Prozess selbst zunächst einmal vollständig formuliert und dann automatisch dokumentiert werden kann. Zudem ist die Akzeptanz der Endanwender ein sehr wichtiger Punkt der oftmals unterschätzt wird. Eine frühzeitige Einbindung der Endanwender ist für den Projekterfolg daher sehr wichtig.
Was ist ein Prozess?
gemäß Duden: Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz.
Teil der Prozessdefinition ist in der Regel auch ein Formular, dessen Felder hinsichtlich Sichtbarkeiten und weiteren Feldeigenschaften vom Prozess und dessen Aufgaben gesteuert werden.
Als Vorgang wird gewöhnlich eine eigenständige Instanz eines Prozesses betrachtet.
In 3 Schritten zum fertigen Workflow
- Formular definieren.
- Ablauf durch Aufgaben und Entscheidungen definieren
- Starten eines Vorgangs im Notes-Client, im mobile Client oder im Web-Browser
VIDEO: Erstellung einer Prozessdefinition mit Simplex Click and Flow.
VIDEO: Ein Vorgang im mobile Client von Simplex Click and Flow.
Komplexe Prozesse formulieren.
Dabei ist es im Wesentlichen wichtig, dass das Wissen über den Prozess erst einmal formuliert und im weiteren Verlauf verfeinert wird und letztendlich nicht verloren geht. Selbstverständlich ist es hier besonders wichtig, dass der Prozess auf einfache Weise von Personen geplant und weiter modifiziert werden kann. Also von Personen, die direkt im Prozess involviert sind und diesen in allen relevanten Einzelheiten kennen.
Best of both worlds – zwei Welten treffen aufeinander
Beim klassischen Umsetzen von Workflow-Prozessen treffen, wie auch bei jedem anderen Schnittstellenthema, die Welt des Softwareentwicklers mit jener der Fachgruppe bzw. der Endanwender mit dem Prozesswissen aufeinander. Jede Seite hat ihr eigenes Spezialwissen. Hier kommen Schlagworte wie beispielsweise Low-Code ins Spiel. Ziel ist hier im Grunde die Annäherung beider Welten zueinander. Oftmals erfolgt diese Annäherung iterativ in mehreren Schritten. Deshalb ist sowohl Low-Code für den Power User wichtig, als auch entsprechende Vereinfachungen für den Softwareentwickler.
Low-Code
Marketing-Strategen verwenden neuerdings gerne das Schlagwort Low-Code. Ja, das ist wohl auch erstrebenswert und in weiten Teilen existent. Die Erfahrung zeigt jedoch auch, dass irgendwann eine spezielle Aufgabenstellung umzusetzen ist, die letztendlich Expertencode erfordert. Deshalb sollte auch der Softwareentwickler seinen Aufwand so gering wie möglich halten können, um sich auf den Prozess konzentrieren zu können.
Erweiterte Formelsprache
Hier ist beispielsweise die speziell geschaffene erweiterte Formelsprache zu erwähnen, die bereits wichtige anwendungsspezifische Funktionen bietet und dem Programmierer viel Arbeit abnehmen kann.
Datenstrukturen
Als herausragend sind wohl Datenstrukturen zu erwähnen. Diese ermöglichen Tabellenstrukturen innerhalb eines Formulars. Dies ist beispielsweise bei Bestell- oder Rechnungspositionen zu finden. Zur Definition sind spezielle Feldtypen vorhanden. Auch dies stellt eine erhebliche Reduzierung des möglichen Aufwands dar.
Notes-Client, Mobile-Client und Web-Client – automatische Code Generierung
Wichtig zu erwähnen ist die Tatsache, dass der Maskengenerator seine Formulare für alle 3 wichtigen Darstellungsformen (Notes | Mobile | Web) automatisch generiert und bereitstellt. Dies trägt damit auch wesentlich zur Reduzierung der Aufwände bei.
Agiles Vorgehen
Nicht ohne Grund halten heutzutage agile Projektplanungsmethoden Einzug, wie beispielsweise Scrum. Bei immer komplexer werdenden Projektanforderungen ist dies auch notwendig. Auch Click and Flow beinhaltet diese Ansätze bei der Planung und Wartung der Prozesse.
Agile Leitsätze
- Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
(Das Wissen über den Prozess und dessen Ablauf ist wichtig) - Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
(Der Prozessablauf muss schnell und exakt herzustellen sein und der Ablauf selbsterklärend dargestellt werden.) - Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung
(Es ist kaum möglich ein klassisch, starres Pflichtenheft in dieser Komplexität zu erstellen.) - Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans
(Änderungen müssen schnell und ggf. in mehreren Iterationen unkompliziert umzusetzen sein)
Dashboards oder zielgerichtete Reports?
Es liegt im Auge des Betrachters, ob Dashboards generell notwendig sind. Schöne Bilder sind gut aber oftmals sind auch diverse klassische Notes-Ansichten zielführend, welche die jeweiligen Zahlen in kategorisierter Form darstellen. Eleganter und aussagekräftiger sind jedoch Reports, die automatisch, zeitgesteuert und zielgerichtet an entsprechende Benutzergruppen gesendet werden. In vielen früheren Projekten hat man diesen Punkt meist immer etwas vernachlässigt, da die Zeit für die Prozessumsetzung zu viele Ressourcen gebunden hat.
Einzigartig – Roll Out ohne das sonst übliche Schablonenupdate
Einzigartig ist das Verfahren, bei dem neue Elemente in der Datenbank ausgebracht werden. Hierzu ist kein Schablonenupdate von außen notwendig. Die Applikation ist in der Lage aufgrund entsprechender Konfigurationen (Prozess, Teilmaske, Ansicht) die erforderlichen Design-Elemente selbst zu generieren (DXL).
Testbarkeit
Eine nicht zu unterschätzende Thematik ist die Testbarkeit einer neuen Prozessdefinition, wenn diese in einer separaten Testumgebung getestet werden soll. Die realen Bedingungen können hier möglicherweise nicht ohne erheblichen Aufwand hergestellt werden. Click and Flow ist in der Lage eine Testinstanz in der Produktivumgebung zu erstellen, dabei den Mailversand im Prozess zu unterbinden, zu testen und nach erfolgreichem Abschluss die so getestete Konfiguration produktiv zu nehmen. Nur so kann meiner Meinung nach der Prozess unter realen Bedingungen vollständig getestet werden. Dies muss jedoch jede Organisation für sich entscheiden.
Entstehungsgeschichte von Click and Flow
Betrachtet man die Entstehungsgeschichte von Click and Flow, so wird man feststellen, dass über den mehr als 10-jährigen Einsatz im Bankenbereich bereits eine Reihe von Anforderungen an diese Plattform herangetragen und umgesetzt wurde. Für eine Vielzahl von Anforderungen bestehen also bewährte Konzepte und Funktionalitäten, die hier im Einzelnen nicht alle erläutert werden können.
Konzepte zur Umsetzung
Aus meiner Erfahrung mit Projekten aus diesem Bereich muss ich feststellen, dass ich immer wieder überrascht bin, welche Konzepte für diverse Anforderungen bereits existieren und in so mancher Instanz auch bereits realisiert wurden.